Preparaçao do local de trabalho

Preparação do local de trabalho:


O local da reunião deve-se ser preparado com antecedência tendo em atenção:

 Se há lugares necessários e uma boa disposição para o tipo de reunião
 Ver se é necessário instalar equipamentos de suporte
 Se a sala tem as seguintes condições:
 Iluminação
 Ar condicionado
 Tomadas/Extensões
 Limpeza

Dependendo do tipo e duração da reunião devemos prever:

 Cartões de marcações de lugares
 Mesas de apoio à logística
 Garrafas de agua e copos sobre a mesa
 Serviço de café num local extremo da sala
 Decoração da sala

Etc.



Conclusão:

A local deve ser adaptado ao tipo de reunião, condições de iluminação, temperatura e a disposição do mobiliário devem contribuir para criar um ambiente de trabalho apropriado.

Comunicação/Convocação

Comunicação e convocação


O anúncio de uma reunião pode ser formal e informal e pode ser publicadas na empresa, por comunicações internas ou enviadas por correio.

 Quando se trata de uma reunião de routina/agendada deve-se avisar/confirmar os presentes telefonicamente 24/48 horas de antecedência.

 Uma reunião extraordinária de nível interno deve-se redigir uma comunicação com todas as informações e pedir aos participantes que assinem a mesma confirmando a presença e o seu conhecimento.

 Reunião formal ou Assembleia, o anúncio é feito através de uma convocatória enviada por correio (Nº de convocados reduzidos), ou por protocolo (quando se trata de uma Assembleia) isto é feito com 15 de antecedência.

Elaboração de uma convocatória

A convocatória devem constar obrigatoriamente de:

 Titulo
 Identificação do responsável pela convocatória e a empresa
 Tipo de reunião
 Agenda/Ordem de trabalhos
 Data

Pode ainda constar de:

 Outros elementos
 Estatutos e legislações
 Convocatória para horário posterior

resumo da agenda e ordem de trabalhos!

Regras de base:

●O trabalho deve ser organizado, devem ser respeitadas as normas básicas de cortesia e correcção e evitando juntar pessoas com um passado de grandes choques pessoais.

● Falar com simplicidade evitando esquemas complicados, estabelecer uma situação de interacção mais cooperativa do que competitiva.

Planeamento e organização:
Uma reunião deve ser organizada por:

- Os assuntos a tratarem e a ordem.
- Participantes.
- Data, local, hora e a sua duração.
- Elabora a convocatória e proceder a mesma.
- Finalmente preparar o local e os suportes logísticos da reunião.

Agenda e ordem de trabalhos:
Comunicação

- Os assuntos são apresentados de forma esquematizada e sequencial.
(poderá ser utilizados alíneas, números, etc.)

Assim possibilita aos participantes saberem o que se irá tratar na reunião de uma forma mais clara e fácil.

Resumo da Assembleia!

Assembleia é um conjunto de pessoas representantes de outrem ou em nome próprio que discutem sobre assuntos até chegarem a resolução dos mesmos. Sendo um órgão representativo, deliberativo e administrativo.


Prevê nos seus estatutos a forma da actuação da assembleia que deve reunir e pontualmente para discutir orçamentos, aplicações de resultados e como tratar de assuntos que exijam a sua convocação.

Os estatutos prevêem reunião uma vez por ano com aviso prévio de 15 dias. Aprovando delegações gerais, nomeações de sócios etc.

Assembleias-gerais são dirigidas por um órgão – “Mesa”, que dirige e controla as reuniões.

O.T (Ordem de Trabalhos) assuntos como objecto de discussão.

Antes da O.T podem opinar sobre qualquer assunto, e se quiserem incluir um novo assunto de variados temas e interesses os membros tem que ir a votação, em caso de empate a decisão e tomado pelo presidente.

E dependentemente das propostas estas são caracterizadas por um nome devido, pelas quais são:

 Monções: quando se trata de algo nem geral.

 Propostas: quando é algo pormenorizadas e detalhado.

 Requerimentos: quando se referem a questões menores.

Grupo, interacção e debate:

O debate não é um substituto de um trabalho pessoal, mas sim uma reunião de grupo com o objectivo de resolver um problema em concreto. Para resultar deverá ser seleccionada assertivamente os participantes como a hora, local e data.

Os participantes deverão ser em geral objectivos, criativos, disciplinados, confiança, prudência e independência.

Deverão convencer, prender, despertar a reacção de desejada nos receptores.

Compete ao director definir os problemas, dar inicio a discussão, estimular e manter a disciplina, fazer as súmulas necessárias e elaborar a síntese final.

O assunto é o critério com que se faz a seguir a reunião. A exposição da mesma tem que ser clara, directa e feita de forma breve.

E essencial apresentar alternativas em função do que foi exposto.

Circunstancias:

O local, hora e data e disposição dos interlocutores tem de ser seriamente pensado paa que nada corra mal.

Existem fracassos e muita das vezes são devido a:

 Participantes mal seleccionados;

 Insuficiência de elementos informativos;

 Director mal preparado;

 Local inadequado e tempo mal calculado.


Interacção e o debate

Num grupo cada elemento fala por si, dai que numa reunião passa-se 80% do tempo a analisar problemas e os restantes 20% a estudar possíveis alternativas, quando deveria ser exactamente ao contrário.

perguntas sobre a organização de reuniões.

Que meios audiovisuais podem usar numa reunião?


Como dispomos as pessoas numa reunião?

O que deve-se ter em conta quando se escolhe uma sala para uma reunião?

Devemos seguir sempre as “distribuições” referidas?

Porque ter que usar estratégias de marketing para a planificação de uma reunião?

Numa distribuição tipo 4 onde ficam a (s) pessoas com maior hierarquia?